Avanço da Receita Federal na integração de dados exige maior controle sobre documentos, câmbio e logística para evitar erros, custos extras e atrasos nas operações

Da Redação (*)

Brasília – Enquanto a Receita Federal avança na digitalização do comércio exterior, parte das empresas brasileiras ainda controla documentos, pagamentos internacionais e processos logísticos por meio de planilhas e sistemas desconectados. A contradição ganha importância com a ampliação do uso obrigatório da Declaração Única de Importação (Duimp), prevista no cronograma de 2026 do governo federal. A mudança integra informações no Portal Único de Comércio Exterior e exige maior consistência nos registros utilizados pelos importadores.

Para Fabiane Oliveira, formada em Administração de Empresas e fundadora da Saygo Group, empresa especializada em assessoria e gestão de operações de importação e exportação, o principal desafio está na falta de comunicação entre os departamentos. “A fiscalização está se tornando mais digital, mas muitas empresas continuam trabalhando com informações espalhadas. O risco aparece quando o financeiro tem um registro, a logística trabalha com outro e os documentos apresentados à Receita não refletem o que aconteceu na operação”, explica.

A transformação faz parte do Novo Processo de Importação, que substitui gradualmente a antiga Declaração de Importação pela Duimp. Em setembro de 2026, a Receita reforçou a necessidade de adequação dos sistemas e procedimentos internos para as próximas etapas da migração.

Fiscalização digital amplia atenção aos erros documentais

Com a integração de informações no Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex), divergências na descrição de mercadorias, classificação fiscal, valores declarados e documentos comerciais podem ganhar maior visibilidade. Dependendo da irregularidade, essas inconsistências podem provocar atrasos na liberação de cargas, despesas adicionais e penalidades.

A fundadora explica que parte dos problemas começa antes da chegada da mercadoria ao Brasil, quando informações negociadas com fornecedores estrangeiros não são devidamente conferidas. “Uma informação errada pode atravessar várias etapas sem ser percebida. Quando a divergência aparece no desembaraço, a empresa já tem compromissos financeiros assumidos e prazos para cumprir. Isso pode significar mais armazenagem, atrasos e custos que poderiam ter sido evitados”, afirma.

Segundo a especialista, a conferência deve começar na negociação internacional e continuar até a entrada da mercadoria no estoque, garantindo coerência entre documentos, pagamentos e registros aduaneiros.

Falta de integração também compromete o resultado financeiro

Os efeitos da desorganização vão além da fiscalização. Quando contratos de câmbio, despesas logísticas, tributos e pagamentos internacionais são acompanhados separadamente, a empresa pode ter dificuldade para calcular o custo efetivo de uma importação e identificar onde sua margem está sendo pressionada.

Para Thiago Oliveira, CEO da Saygo Group, a gestão das importações precisa deixar de ser uma atividade isolada dos departamentos operacionais. “O empresário não pode descobrir no fechamento que uma importação custou mais do que o previsto porque ninguém reuniu todas as despesas. Quando os dados não estão conectados, a empresa perde a capacidade de antecipar problemas e tomar decisões com segurança”, destaca.

O executivo ressalta que a integração também fortalece a governança e o compliance, conjunto de práticas voltadas ao cumprimento das exigências legais e regulatórias. Informações consolidadas permitem acompanhar compromissos financeiros, identificar atrasos recorrentes e comparar custos previstos com os efetivamente realizados.

Tecnologia pode reduzir pontos cegos nas importações

A necessidade de reunir informações operacionais e financeiras levou a Saygo a desenvolver o Vision, plataforma que centraliza dados relacionados a embarques, pagamentos, câmbio e exigências regulatórias. A ferramenta permite acompanhar processos e identificar pendências, reduzindo a dependência de controles manuais.

Para Thiago, o benefício vai além da organização documental. O histórico das operações também pode ajudar a identificar padrões de custos, gargalos logísticos e oportunidades de melhoria na gestão. “Digitalizar não é simplesmente substituir uma planilha por uma ferramenta. É fazer com que as informações trabalhem juntas. Quando conseguimos enxergar quanto custa importar de determinado fornecedor, quais etapas apresentam atrasos e onde o dinheiro está sendo consumido, passamos a tomar decisões mais estratégicas”, explica.

Fabiane ressalta que a tecnologia não substitui o conhecimento técnico. A classificação correta das mercadorias e o cumprimento das exigências aduaneiras continuam sendo fundamentais. “Um sistema pode ajudar a identificar inconsistências, mas é preciso ter critérios para analisar o que está sendo declarado. Sem processos bem estruturados, a empresa apenas transfere a desorganização para uma plataforma digital”, afirma.

Como preparar a empresa para os novos controles

A adequação começa pelo mapeamento dos processos internos, com definição de responsáveis pela conferência documental, padronização dos cadastros de produtos e integração entre as áreas financeira, comercial e logística. Também é necessário acompanhar o cronograma da Duimp, cuja obrigatoriedade varia conforme as características de cada operação.

Para o CEO, a mudança deve ser encarada como uma oportunidade de aprimorar a gestão empresarial. “A empresa precisa saber quanto cada importação realmente custa, quais fornecedores entregam dentro do prazo e onde estão os riscos. A fiscalização digital reforça essa necessidade, mas ter informações confiáveis também é fundamental para proteger a margem, planejar o caixa e crescer com controle”, conclui.

(*) Com informações da Saygo Group